Una oportunidad para fortalecer los vínculos con los clientes y proveedores, potenciar un crecimiento interno, formar a los trabajadores, etc. es el crear un evento empresarial.
Para que sea un éxito se debe organizar correctamente. Y por tanto toda empresa debe tener la capacidad para hacerlo.
Antes de comenzar a preparar el evento debemos de tener en cuenta 4 factores:
1. BRIEFING:
Es un documento en el cual se proyecta de forma estratégica cómo organizar el evento y qué objetivos se pretenden conseguir con el mismo. Tiene como fin obtener información sobre las características y necesidades del proyecto.
Con este documento podemos conseguir todo lo que el cliente necesite y debe contener los siguientes puntos:
- Determinar el público objetivo.
- Ideas creativas.
- Fecha y lugar del evento.
- Presupuesto.
- Desarrollo del evento.
- Gestión de proveedores.
- Actividades durante y después del evento.
2. EVENTO CREATIVO:
Lo que diferenciara el evento del resto es la creatividad, es muy importante ya que influye en el público objetivo de forma positiva, produciendo un recuerdo más duradero del evento.
3. LOCALIZACIÓN:
Es un factor muy importante para el desarrollo del evento.
Es necesario realizar un estudio para definir la ciudad en la que se celebrará, cómo se llevará a cabo el desplazamiento del personal, si se trabajará con proveedores usuales o con proveedores de la zona, y todo lo relacionado con el viaje y alojamiento de los participantes,en caso de que el evento dure más de un día.
4. PRESUPUESTO:
No podemos perder de vista que estamos planificando un evento empresarial y el que sea rentable es fundamental.
No es necesario que vendamos nada en el evento para poder obtener un beneficio,es necesario elaborar un plan que cuente con un presupuesto de evento ajustado a las necesidades del cliente.
Obtener feed-back sobre el desarrollo de nuestro evento nos servirá para conocer las impresiones de los participantes y mejorar aquellos aspectos más importantes que no hayan podido salir como se esperaba.
